소통과 제안의 순서 –74~76쪽
어떻게 원하는 것을 얻는가
효율적인 의사소통의 기본적인 요소
언제나 대화를 통해 문제에 접근한다.
상대의 말을 듣고 난 다음 질문한다.
상대방을 비난하지 않고 존중한다.
오고가는 대화 내용을 자주 요약한다.
감정을 배제한다.
목표를 자세하게 밝힌다.
관계를 손상시키지 않는 선에서 확고한 태도를 취한다.
작은 신호를 놓치지 않는다.
인식 차이를 논의한다.
상대방이 약속하는 방식을 이해한다.
결정하기 전에 상의한다.
내가 통제할 수 있는 부분에 집중한다.
누가 옳은지 논쟁하지 않는다. -75쪽
부정적인 요소는 최소화하고 보다 창의적으로 선택할 줄 알아야 한다. -77쪽
저자는 흔히 실수하는 의사소통의 문제점을 지적하며 효율적인 의사소통의 기본요소를 제시한다.
우리는 마치 상대방이 이미 내용을 알고 있을 것이라 멋대로 전제한 후 이야기를 한다. 이것은 효율적인 의사소통이 아니다. 상대가 내용을 이해했는지 차근차근 확인해가며 소통해야한다. 소통할 때는 나보다 상대방의 말이 더 중요하며 내가 말하는 것을 보다 상대가 그것을 어떻게 받아들이는지가 더 중요하다. 흔히 협상에서 강한 모습을 보여야 이기기 쉽고, 약한 모습을 보이면 진다고 생각하지만 이것은 정반대다. 이것은 오히려 상대방에게 반격을 초래할 수 있기 때문에 역효과를 내기 쉽다. 아무 신뢰도 생기지 않는 상황에서 양보란 있을 수 있고 충분히 소통을 한 후 제안해야 한다.
상대와 인간적으로 충분히 효율적으로 소통한다.
소통에서 강압적인 방법은 협상에서 역효과를 만드는 잠재적 요인이 되고 성공적인 협상을 위한 소통은 상대를 존중하는 태도를 갖추고 인간적인 소통을 해야 한다. 이때 창의적인 방법으로 점진적으로 접근해야 한다.
내가 아닌 상대에게 초점을 맞춘다고 하여 아무 신뢰도 없이 양보하라는 의미는 아니며 감정을 배제하고 관계를 손상시키지 않는 선에서 확고한 태도를 취하고 충분히 소통한 뒤 제안해야 한다. 협상을 위해 이때 중요한 것은 상대방의 감정이고 이를 손상시키지 않는 선에서 이루어져야한다.
협상에서 강압적인 태도를 취하며 협상을 유리하게 하거나 승리하는 경우는 영화에서나 보여 지는 것들 일까? 아직도 많은 사람들이 강압적인 수단을 통해 협상을 끌어내는 경우가 많다. 하지만 이는 추후에 상대와의 나쁜 관계를 예고한다는 말은 흥미롭다.
이메일로도 진정한 소통이 가능할까?
이메일을 굳이 사용해야 한다면 다음과 같은 방법으로 잠재적인 문제들을 최소화할 수 있다.
-이메일 내용의 전체적인 어조를 알려라. 구체적인 발신자의 감정을 드러내야 상대가 알아차리고 글을 읽을 수 있다.
-상대방의 이메일에 즉각 반응하지 마라. 이메일을 받은 지 30분 후 신중하게 작성해서 답신을 보내면 오해를 바로 잡느라 들이는 시간을 절약할 수 있다.
-이메일을 보내기 전 상대방의 입장에서 검토한다. 사람들은 의도한 것보다 이메일 내용을 공격적으로 받아들이는 경향이 많다.
-첫 부분에 상대방과 관련된 인간적인 내용을 넣어라.
-절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 마라.
-가능한 간결하게 써라. 이메일은 검토하는 데 오랜 시간이 걸리는 복잡한 제안을 전달하기에 적합하지 않다.
-중요한 내용일 경우, 동료나 친구에게 검토를 부탁하라.
-기분이 나쁠 때 이메일을 보내야 한다면 서두에 미리 양해를 구하라.
-유머는 거의 모든 상황에서 긍정적인 효과를 발휘한다.
-상대방의 의사소통 스타일을 감안하여 최대한 비슷하게 써라. -80쪽
저자는 이메일보다 전화나 면담을 추천하지만 굳이 이메일을 사용해야 한다면 잠재적인 문제들을 최소화할 수 있는 방법들을 제시한다.
이메일로는 서로의 어조나 감정 상태를 가늠하기 힘들기 때문에 전화나 면담 같은 의사소통 수단에 비해 매우 좋지 않다.
후기)
이메일은 정확한 소통 면에서 전화나 면담보다는 효율적이지 않을 수 있지만 형식적인 확인 절차 같은 부분에서는 시간을 절약할 수 있기 때문에 더 효율적인 일 수 있다.
감정을 배제하여 적절한 문구를 사용한다면 이메일 소통으로 인한 오해를 최소화 할 수 있다. 하지만 굳이 전화나 면담을 통한 소통이 필요하지 않는 다소 형식적인 확인이나 절차가 필요하다면 적은 시간을 들이는 이메일이 더 효율적일 수 있다.